جرّبت معظم المؤسسات روبوت محادثة، لكن عددًا أقل بكثير منها يملك ذكاءً اصطناعيًا يُنجز العمل فعلًا داخل أنظمتها. والفرق ليس في النموذج، بل في ما يُسمح للبرنامج بفعله، وفي المواضع التي يبقى فيها الإنسان طرفًا في العملية.
الفرق في جملة واحدة
روبوت المحادثة يُجيب عن الأسئلة ضمن محادثة. أما الوكيل فيتلقى هدفًا، ويرجع إلى أدواتكم ومستنداتكم، وينفّذ عدة إجراءات متتالية لبلوغه، ثم يُحيل الأمر إلى أحد الموظفين عندما يتطلب القرار ذلك.
وكيل أثناء العمل: فاتورة مورّد
- تصل الفاتورة بالبريد الإلكتروني، بالعربية أو بالإنجليزية.
- يقرؤها الوكيل، ويستخرج المورّد والمبالغ والضريبة، ويعثر على أمر الشراء المطابق في نظام ERP.
- يقارن الكميات والأسعار سطرًا بسطر.
- إذا تطابق كل شيء، يُعدّ القيد المحاسبي؛ وإذا تجاوز أحد الأسطر الحدّ المتفق عليه، يشرح الفارق ويطلب من أحد المشترين اتخاذ القرار.
- تُسجَّل كل خطوة: ما قُرئ، وما نُفّذ، ومن اعتمده.
لا يتطلب أيٌّ من ذلك أن يكون الوكيل بارعًا في سياسات العمل. فالسياسة سياستكم، مكتوبة في صورة قواعد وحدود؛ والوكيل يطبّقها دون كلل.
كيف تختارون حالة الاستخدام الأولى
تشترك المرشّحات الأولى الجيدة في أربع سمات: الحجم (تتكرر المهمة مئات المرات شهريًا)، والقواعد (يتبع الموظفون إجراءً قائمًا بالفعل)، والبيانات (المدخلات متوفرة بصيغة رقمية)، وقابلية القياس (يمكنكم حساب الوقت الموفَّر أو الأخطاء التي جرى تفاديها). وتجنّبوا البدء بحالة الاستخدام التي تُبهر مجلس الإدارة لكنها تمسّ قرارات حساسة تخص الأشخاص.
خمسة أسئلة تطرحونها على أي مزوّد
- في أي من أنظمتنا سيكتب الوكيل، وبأي صلاحيات؟
- أين يعتمد الموظف، وهل يمكننا تعديل الحدود بأنفسنا؟
- كيف تُقاس الجودة قبل الإطلاق وبعده؟
- أين تُخزَّن البيانات والسجلات، ولأي مدة؟
- ماذا يحدث عندما لا يكون الوكيل متأكدًا؟
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو مهنية. تحققوا من القواعد السارية مع مستشار قانوني في كل ولاية قضائية.
